Pengembangan Sistem Informasi Di Perusahaan Melalui Pendekatan Insourcing Atau Outsourcing

TUGAS INDIVIDU UAT
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DI PERUSAHAAN MELALUI PENDEKATAN INSOURCING ATAU OUTSOURCING

Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc(CS)

Oleh :
Ferdi Novalendo
P 056133882.54E

MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
JANUARI 2015

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang
Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi dan teknologi serta tingginya tingkat persaingan didalam dunia bisnis, maka penerapan dan pengelolaan sistem informasi yang baik dalam perusahaan menjadi hal yang mutlak diperlukan didalam menentukan keberhasilan perusahaan.
Penerapan sistem informasi yang terintegrasi pada suatu perusahaan tidaklah semudah yang dibayangkan. Oleh karena itu suatu perusahaan yang ingin membuat sistem informasi yang terintegrasi biasanya mereka akan terkejut dengan harganya yang dianggap terlalu mahal, dan banyak diantara perusahaan-perusahaan tersebut membatalkan rencananya dalam membuat suatu sistem informasi. Perusahaan tidak menyadari bahwa dengan sistem informasi yang dibangun dapat meningkatkan tingkat efisiensi pembiayaan operasional perusahaan dibandingkan biaya yang dikeluarkan untuk pembangunan sebuah sistem itu sendiri.
Keterbatasan sumberdaya yang dimiliki perusahaan serta pentingnya peran sistem informasi bagi perusahaan, membuat perusahaan menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan dan pengembangan sistem informasi untuk efisiensi operasional perusahaan mutlak harus dilaksanakan. Salah satu alternatif perusahaan mempunyai mempunyai sumberdaya terbatas untuk penyusunan dan pengembangan sistem informasi adalah dengan melakukan insourcing maupun outsourcing. Oleh karena itu dalam makalah ini akan diuraikan lebih jauh mengenai kelebihan dan kelemahan penggunaan outsourcing maupun insourcing yang mendukung operasional suatu perusahaan dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi.
1.2. Tujuan
Berdasarkan uraian pada latar belakang, maka tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Menganalisis penerapan outsourcing ataupun insourcing sistem informasi pada perusahaan.
2. Mengidentifikasi keuntungan dan kerugian penerapan outsourcing ataupun insourcing sistem informasi pada perusahaan.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengembangan Sistem Informasi Dalam Perusahaan
Hal penting yang dilakukan dalam pengelolaan sumberdaya informasi adalah bagaimana mengembangkan sistem informasi. Pengembangan sistem informasi adalah menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Penggantian atau perbaikan ini disebabkan oleh beberapa hal antara lain :
1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang lama atau pada sistem yang lama timbul ketidakberesan dan pertumbuhan organisasi. Ketidakberesan sistem lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan sehingga kebenaran data kurang terjamin. Sedangkan pertumbuhan organisasi adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data yang semakin meningkat, dan adanya perubahan prinsip baru sebagai akibat sistem lama yang tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Dalam persaingan pasar yang semakin ketat, kecepatan informasi sangat menentukan keberhasilan strategi dan rencana yang disusun untuk meraih kesempatan dan peluang pasar sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3. Adanya instruksi dari pimpinan atau dari luar organisasi, misalnya dari pemerintah.

Terdapat berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem informasi antara lain :
1. System Development Life Cycle (SDLC), yaitu pengembangan suatu sistem dimulai dari proses pembuatan rencana kerja yang akan dilakukan, analisis terhadap rencana sistem yang akan dibuat, mendesain sistem dan mengimplementasikan sistem yang telah dibuat dan melakukan evaluasi terhadap jalannya sistem yang dibuat.
2. Prototyping, sistem dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama yang erat antara analis dengan end user.Kelemahan teknik ini adalah tidak mudah untuk melaksanakan pada sistem yang relatif besar.
3. Rapid Application Development, adalah pendekatan pengembangan dengan mengikutsertakan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahan dalam pendekatan ini adalah sistem mungkin terlalu sulit dibuat dalam waktu yang tidak terlalu lama yang pada akhirnya dapat mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah.
4. Object Oriented Analysis and Development, yaitu mengintegrasikan data dan pemrosesan selama dalam proses desain sistem yang akan menghasilkan sistem yang kualitasnya lebih baik dan mudah di modifikasi.
Selain itu menurut Satzinger, 2007 dalam Hendradhy menambahkan bahwa pada saat ini pengembangan sistem dapat dikatagorikan ke dalam 2 (dua) pendekatan pengembangan yaitu pengembangan secara terstruktur dan pengembangan secara object oriented.
Dalam pengembangan sistem tersebut perlu diperhatikan bagaimana dan apa yang dibutuhkan dalam mendesain sistem, yaitu bagaimana mendefinisikan event, usecase, dan event table sebelum memulai pengembangan sistem yang akan di pilih, lalu bagaimana menentukan things sebagai dasar dari pengembangan sistem, baru kemudian memilih pendekatan pengembangan sistem mana yang akan digunakan.

2.2. Definisi Outsourcing Dan Insourcing
Outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya. Outsourcing TI atau pengadaan sarana dan jasa TI oleh pihak ketiga merupakan kebijakan strategis perusahaan yang berpengaruh terhadap proses bisnis dan bentuk dukungan TI yang akan diperoleh.
Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsourcing. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsourcing untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsourcing untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan, dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. Salah satu pendekatan yang dapat dilakukan dalam pengembangan sistem informasi yaitu pendekatan insourcing. Jika outsourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketiga, insourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut. Insourcing merupakan metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan.

2.3. Alasan Perusahaan Melakukan Outsourcing
Melakukan outsourcing, baik seluruh operasional ataupun bagian-bagian tertentu mempunyai prospek untuk menurunkan biaya dengan implementasi operasional yang lebih baik, karena dilakukan oleh pihak ketiga yang fokus bisnisnya memberikan pelayanan TI. Menurut Volker Mahnke,Mikkel Lucas Overby & Jan Vang (2003) dalam makalahnya di DRUID Summer Conference 2003 menyatakan bahwa tiga pokok utama outsourcing TI untuk memperbaiki Sistem Informasi yaitu meningkatkan kinerja bisnis, menghasilkan pendapatan baru dan yang dapat membantu perusahaan untuk menilai outsourcing. Menurut Taylor (2005) menyatakan bahwa outsourcing pada proyek multinasional IT menjadi lebih umum dalam mengelola resiko proyek untuk menghindari gagalnya proyek dengan mencatat resiko yang spesifik dan membedakan dari pesaing maupun vendor outsourcing yang tidak kompenten. Benefit yang didapat dari outsourcing dapat berupa tangible (seperti keseimbangan biaya outsourcing yang dikeluarkan) dan intangible (tingkat pelayanan yang diberikan secara professional). Tak heran bila kebutuhan terhadap jasa outsourcing ini semakin meningkat dari tahun ke tahun.
Alasan terkuat yang mendorong organisasi untuk menggunakan outsourcing yaitu tingkat persaingan bisnis yang semakin meningkat. Tingkat persaingan bisnis meningkat dengan meningkatnya kebutuhan teknologi informasi yang dapat meningkatkan nilai bisnis, ini dapat dicerminkan dalam karakteristik strategik secara umum memiliki beberapa faktor yaitu : cost leadership, differentiation, dan focus.
Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:
1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
4. Faktor waktu/kecepatan.
5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil

III. PEMBAHASAN

a. Keuntungan dan Kelemahan Outsourcing:
Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing, dan juga kelemahan menggunakan outsourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing antara lain (Jogiyanto, 2003).
1. Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer menerima jasa dari perusahaan lainnya sehingga biaya tetap outsourcer dapat dibagi beberapa perusahaan.
2. Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
3. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli dibidang tersebut.
4. Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcer mempunyainya.
5. Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki outsourcer.
6. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.
7. Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal.
8. Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
9. Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.
Disamping kelebihan-kelebihan yang diberikan oleh outsourcing, beberapa kelemahan juga perlu diperhatikan diantaranya:
1. Jika aplikasi yang di outsource adalah aplikasi yang strategik maka dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama.
2. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di outsource-kan karena kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.
3. Jika kekuatan menawar ada outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali di dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya
4. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengopersikan aplikasi tersebut.
5. Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan banyak hal yang kelihatan wah sebelum kontrak ditanda tangani, namun tidak dapat direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan.
6. Kontrak jangka panjang, dimana vendor menawarkan kontrak dalam jangka waktu yang relative panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti pemutusan kontrak yang menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan kontrak sampai selesai.
b. Keuntungan dan Kelemahan Insourcing

Keunggulan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :
1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
Sedangkan kelemahan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :
1. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
2. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
3. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
4. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
5. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).
c. Keputusan Outsourcing atau Insourcing
Keputusan untuk mengembangkan sendiri sistem informasinya (insourcing) dan keputusan untuk menyerahkan kepada pihak ketiga pengembangan sistem informasi (outsourcing) pada suatu perusahaan dapat berdasarkan beberapa hal diantaranya berdasarkan budget yang dianggarkan. Berdasarkan besaran budget yang dianggarkan keputusan untuk insourcing atau outsourcing dapat ditentukan sebagai berikut (Jogiyanto, 2003):
1. De facto insourcing: Keputusan ini merupakan keputusan 100 persen budget untuk insourcing yaitu semua pengembangan sistem dan operasinya dilakukan oleh internal organisasi, yaitu biasanya dilakukan oleh departemen sistem informasi atau departemen TI.
2. Total insourcing: Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sekitar 80 persen budget) dari pengembangan dan kegiatan operasi TI dilakukan secara internal oleh departemen TI.
3. Selective outsourcing: Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sampai dengan 80 persen budget) pengembangan dan operasi TI yang diseleksi dikembangkan dan dioperasikan oleh penyedia jasa outsourcing.
4. Total out-sourcing: Keputusan ini adalah menyerahkan sebagian besar (lebih dari 80 persen budget) pengembangan dan operasi kegiatan TI kepada penyedia jasa luar.
Bila perusahaan melakukan keputusan untuk melaksanakan outsourcing, IT Governance Institute (2005) memberikan aturan baku untuk outsourcing yang memiliki tahapan outsourcing life cycle sebagai berikut :
1. Kesesuaian penanda tanganan kontrak dan penanda tanganan proses yang diselesaikan.
2. Persetujuan Service Level Agreement (SLA)
3. Proses Opersional yang dikembangkan
4. Transisi tahapan layanan dan waktu pembayaran
5. Tim operasional, artikulasi yang jelas hubungan dan interface
6. Transisi dan Transformasi rencana penyelesaian
7. Undang-undang sukses, bonus dan penalti
8. Konsensus dalam menentukan tanggung jawab
9. Penilaian kelanjutan kinerja dan gaya supplier outsource

KESIMPULAN

Dari pembahasan sebelumnya ditunjukkan bagaimana keunggulan dan kelemahan outsourcing dan insourcing. Dalam membuat keputusan apakah perusahaan akan menggunakan outsourcing dan insourcing tentunya tergantung dari kondisi perusahaan dilihat dari keuntungan dan kerugian yang diterima bila perusahaan memilih salah satu dari dua pendekatan tersebut. Kedua pendekatan memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Sebenarnya tidak bisa dikatakan mana yang lebih baik dan mana yang buruk, tapi kebijakan memilih pendekatan itu tergantung pada situasi perusahaan. Ada pula perusahaan yang tidak hanya menggunakan satu pendekatan, namun dua pendekatan sekaligus digunakan.
Namuan demikian, Outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti. Penggunaan outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi sistem informasi.

DAFTAR PUSTAKA

IT Governance Domain Practices and Competencies, 2005. Governance of Outsourcing, The IT Governance Institute
Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan). Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.
O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York.
Volker Mahnke, Mikkel Lucas Overby & Jan Vang, Strategic IT-Outsourcing: What do we know and need to know, Makalah presentasi dalam the DRUID Summer Conference 2003 on CREATING, SHARING AND TRANSFERRING KNOWLEDGE.The role of Geography, Institutions and Organizations; Copenhagen June 12-14, 2003 (http://www.druid.dk/uploads/tx_picturedb/ds2003-892.pdf)
Taylor, Hazel; The move to outsourced IT projects: key risks from the provider perspective; Proceding : Special Interest Group on Computer Personnel Research Annual Conference, 2005 (http://portal.acm.org/citation.cfm?id=1056006).
http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/